Email Archivering

E-mail is uitgegroeid tot een onmisbare bedrijfscommunicatie middel en vormt een van de belangrijkste bronnen van elektronisch op te vragen informatie voor intern en juridisch onderzoek. Vandaag de dag is email data management een kritische vereiste voor iedere organisatie. Zonder email data management verliezen organisaties controle over hun belangrijkste elektronische zakelijke data en waardevolle informatie en kunnen vervolgens niet meer voldoen aan regel- en wetgevingsvereisten. Bovendien staat in de Archiefwet 1995 dat ‘elk document dat een rol vervult bij de taakuitoefening binnen de organisatie in principe een archiefstuk is.’ Dat betekent dat je e-mailberichten hoort te archiveren als ze deel uitmaken van een dossier, project, opdracht of zaak en dergelijke. Organisaties die het management van email data over laten aan de eindgebruikers verliezen vaak de controle die garandeert dat data veilig, vindbaar, authentiek, integer, oproep- en beschikbaar is als het nodig is.

Eerst dient het huidige en gewenste email archiveringsbeleid en de weg die te bewandelen is om te komen vastgesteld te worden. Hierna kan vervolgens bepaald worden met welke partners, processen, procedures en instrumenten solide email archivering bereikt kan worden. Om van de huidige situatie naar een gewenste situatie te komen die dus ook onderweg ook een email archiveringsinstrument gekozen te worden. Vanuit het gewenste Archiveringsbeleid en het Business Continuiteits Plan kan vervolgens bepaald te worden waaraan het Email Archivering Data Systeem dient te voldoen. Belangrijke ingrediënten zijn:

Selectie criteria bij opslag vertaald in klassering en ordening van berichten zoals de afbakening van de bewaartermijnen van emailberichten voor wet- en regelgeving en bedrijfsvoering, de scheiding van privé en zakelijke email en gradatie en classificatie van data. Het vastleggen van de metadata komt functioneel overeen met registratie van papieren documenten, zoals de Identiteit (naam) van de afzender (persoon en functie of rol), identiteit (naam) van de geadresseerde(n), eveneens persoon en functie, datum en tijd van transmissie, datum en tijd van ontvangst, datum en tijd van opening (optioneel), onderwerp, of beter: proces waarin het document een rol vervult en aanwezigheid van bijlagen (bijlagen). De gekozen archiveringsoplossing dient daarbij naadloos in te kunnen spelen op de diverse email omgevingen, content filters, encryptie en digitale ondertekeningfaciliteiten.
Autorisatie van het inzien en vernietigen van emailberichten zoals door auditors, gebruikers en beheerders;
Toegankelijkheid en doorzoekbaarheid dient qua beleid door het archiveringssysteem gebruikersvriendelijk en snel ondersteund te worden. Speciaal aandachtspunt is hierbij de vertrouwelijkheidgraad van bepaalde berichten en hoe hiermee om te gaan.
Rapportage en controle van het email archief op basis van beschikbaarheid, integriteit, exclusiviteit en controleerbaarheid van de data en het behoud van de authenticiteit van de ontvangers en verzenders. Eindgebruikers en auditors moeten ook in staat kunnen zijn om na te gaan of berichten zijn vervalst of niet. Tevens dient de compliance aan wet- en regeling, politiek en het bedrijfsbeleid op dit gebied gecontroleerd te kunnen worden.
Keuze van het archiveringsinstrument: printen, email programma zelf, email archiveringsoplossing of document management systeem;
Keuze van het opslagbeheer, real-time, centraal, decentraal of bij de gebruiker, uitwijkscenario’s naar verschillende locaties, beschikbaarheidgraad en het intelligent bewaren door datacompressie;
IT-beheerders of individuele eindgebruikers dient de mogelijkheid geboden te worden e-mail berichten te herstellen naar het primaire Postvak IN en VERZONDEN zodat er nooit berichten verloren gaan, mits deze niet ouder zijn dan de ingestelde bewaarperiode.

Mocht u meer willen weten over Email Archivering, bekijk dan onderstaande brochures of neem contact op met uw adviseur bij SurfPlan !