Data Collaboratie

Steeds meer organisaties werken samen en delen daarom data vanaf verschillende locaties en (internationale) vestigingen of werken in projecten of standaard werkzaamheden met partners, leveranciers en klanten. Data lijkt niet meer te stoppen aan de grens van een locatie, netwerk, bedrijf of organisatie, maar dient op een veilige manier aan de juiste gebruikers op verschillende locaties en netwerken simultaan en real-time aangeboden, bewerkt en gecontroleerd kunnen worden.

Bovendien ervaren steeds meer organisaties met verschillende gebruikers en locaties dat gebruikers die gegevens willen delen en samenwerken leidt tot:
- wachttijden om data beschikbaar te krijgen en te kunnen beheren en bewerken;
- verlies van data door een gebrek aan versiebeheer en controle;
- omslachtige manieren om data ter beschikking met versiebeheer en controle te stellen;
- productiviteitsverlies omdat bestanden niet aan versiebeheer en controle onderhevig zijn;
- hoge bandbreedtes, dure en onbetrouwbare veilige verbindingen via het internet om samenwerking op dezelfde bestanden mogelijk te maken;
- overbodige backup, opslag, collaboratie en herstel faciliteiten die vaak nog steeds geagendeerd werken en daardoor meestal uren aan bewerkte data missen en dubbel archiveren.

Het belangrijkste verschil tussen het veilig delen van data (data sharing) en samenwerking op data (data collaboratie) is dat delen gebaseerd is op 1-richtingsverkeer in het delen van data en bestanden, terwijl data collaboration meerdere richtingen op data en bestanden deelt met versiebeheer, waardoor een hogere data interactie en productiviteit door data synergie tot stand kan komen.

Recent onderzoek heeft dan ook aangetoond 66% van de 40,000 samenwerkingsprojecten volledig mislukken, of te laat zijn, of over budget zijn, of belangrijke kenmerken volledig missen. Een belangrijke factor die kan bijdragen tot deze mislukkingen is de geografische afstand tussen teamleden in het project. Gebruikers bevinden zich steeds vaker op afstand van elkaar in plaats van te werken op dezelfde locatie op dezelfde gegevens.

SurfPlan heeft ervoor gezorgd dat de werkplek van de moderne werknemer vooral bestaat uit de bestanden die her en der over de wereld zijn verspreidt en waar meerdere gebruikers tegelijkertijd aan werken zonder versieconflicten. Tevens wordt data opslagcapaciteit en bandbreedte gebruik beter en veiliger over de verschillende vestigingen verdeeld en worden pieken en dalen in de vraag flexibel opgelost.

Organisaties en projecteigenaren zien steeds meer in dat bestanden via email of VPN, of het uploaden naar een (FTP/http/HTTPS) site met een content en document management systeem de samenwerking qua limiteren in plaats van data synergie te creëren. Drie vragen kunt u zichzelf hierbij stellen:

1. Hoe verzekerd is uw organisatie ervan dat indien een gebruiker op lokatie A een bestand bewerkt de ander op lokatie B deze niet simultaan wijzigt en dus versie- conflicten creëert?
2. Hoe verzekerd zijn uw gebruikers ervan dat ze werken met de meest up to date bestanden, onafhankelijk van waar ze zich bevinden?
3. Hoe kunt u grote bestanden delen over een langzame verbinding op een veilige manier?

Mocht u meer willen weten over secure data collaboratie, bekijk dan onderstaande brochures of neem contact op met uw adviseur bij SurfPlan!